Come fare una presentazione power point? In che modo dovremo prepararci per parlare in pubblico?
Molte volte pensiamo di dover fare cose assurde: nemmeno dovessimo dividere l’atomo con un grissino.
Fermiamoci invece un secondo e pensiamo all’ultima presentazione che ci è rimasta davvero impressa.
Probabilmente ricorderemo di essere rimasti colpiti dalla fiducia dello speaker, dal modo come parlava e dalla sua conoscenza dell’argomento.
Quale era l’elemento che non ti faceva distogliere lo sguardo?
(Nel caso di gnocca o gnocco non vale la domanda!
Non ti distrarre, stiamo parlando di come fare una presentazione e non di gnoccologia).
Comunque, la risposta non potrà mai essere unica poiché ci sono sono una serie di elementi che rendono efficace una presentazione.
Ecco, mettere insieme questi elementi è l’obiettivo di tutti i comunicatori e formatori.
La presentazione con powerpoint o keynote non è solo contenuti, ma nemmeno solo forma.
Lo so che ti hanno trapanato i coyotes con queste percentuali:
- Il 55% del messaggio comunicativo è il linguaggio del corpo (gesti, mimica facciale, posture);
- Il 38% è gli aspetti paraverbali (tono, ritmo, timbro della voce);
- Il 7% è le parole pronunciate, cioè dal contenuto verbale.,
Si tratta di un falso mito (tecnicamente detta: minchiolata) derivato dallo studio di Mehrabian.
Che non significa che Mehrabian abbia sbagliato, significa che molti non hanno capito bene il significato dello studio.
Come dire che per un primo piatto sia importante la forma della pentola perché la pasta può essere anche di cartone.
Ora non voglio approfondire perché potrebbe venirmi l’ulcera.
Sappi comunque che non sono percentuali sempre valide e che il contenuto non conta così poco come vogliono farci credere…
Una presentazione efficace è molto di più e significa riuscire a combinare il tutto in una miscela intelligente: obiettivi, contenuti, risultati e mentalità.
Non ho certo la pretesa di riassumere tutto in questo articolo, ma ho messo insieme le basi per creare un buon contenuto ed avere una maggiore efficacia quando arrivi sul palco.
Andiamo!
Indice dei contenuti
L’obiettivo della presentazione?
La domanda frequente quando si pensa a come fare una presentazione in pubblico, è questa:
Come posso rimanere impresso come speaker in pubblico?
La domanda fa parte del film “Ego stellare” e tra qualche riga capirai meglio per quale motivo.
In genere a questa domanda rispondo:
Perché vuoi rimanere impresso?”
Chiariamoci è una buona idea rimanere impressi, il punto è non mirare semplicemente ad impressionare.
Io posso anche arrivare con un casco di banane sulla testa e rimanere impresso.
Però se ci soffermiamo solo sul come impressionare mentre prepariamo una presentazione non saremo efficaci.
Il nostro ego sarà troppo coinvolto e ci dimentichiamo l’obiettivo del nostro discorso pubblico.
Chiediamoci piuttosto:
Qual è il valore più grande che posso aggiungere durante la presentazione?”
Oppure:
Qual è il modo migliore possibile per portare quel valore?”
Queste domande ci allontanano dall’ego e ci avvicinano al pubblico.
In più, sarai facilitato nel come fare una presentazione ed entrare in empatia con chi ti ascolta.
Detto in altri termini, significa pensare a quello di cui le persone hanno veramente bisogno da te.
Per cui soffermati prima di iniziare sulle domande e scegli un messaggio chiaro che vuoi che il tuo pubblico ricordi.
La cosa importante qui è che tu concentri tutti i tuoi contenuti sul pubblico piuttosto che su te stesso.
Rendi i tuoi contenuti specifici per la presentazione
Se ti sposti a Londra per mangiare in un ristorante che lingua parli?
Suppongo inglese o almeno ci provi.
In ogni caso non useresti mai la lingua italiana perché saprai di non essere capito.
Lo stesso vale con la nostra presentazione in pubblico.
Un discorso fantastico che fai a un pubblico non può essere rimescolato per un altro.
L’ho visto fare da tanti professionisti.
Il pensiero è questo:
Ho avuto una buona reazione all’ultima conferenza. Lo prenderò e cambierò un paio di cose”.
Oppure, il peggio del peggio:
Prendo le slide del mio collega e cambierò un paio di cose”.
Vorrei vedere se fossero mutande…
Comunque, sono entrambe affermazioni sbagliate perché riduce la specificità che è stata proprio la chiave del successo.
Le uniche domande utili da porsi sono:
cosa ha funzionato nel recente discorso?
E poi adattarlo al nuovo pubblico tenendo conto di costume, abitudini, contesto e momento in cui parli.
Alla fine ti sembrerà un altro discorso ed è quello il momento in cui stai facendo una buona preparazione.
Perché sei partito da qualcosa che funzionava e l’hai resa vicina al nuovo pubblico.
Segui la regola 10-20-30 per i contenuti
Immagina di trovarti davanti al pubblico e di tenere tra le braccia una pila di libri.
Se ne hai pochi, le persone riescono a vederti in faccia, se aumenti il numero di volumi si crea un castello e nessuno riesce a vederti in volto.
La stessa cosa vale con il numero delle slide quando prepariamo una presentazione.
Non abbiamo bisogno di tante slide quando presentiamo un prodotto, un servizio o una nostra idea.
Poco ed essenziali.
Una regola spesso citata in questi casi è quella del 10-20-30.
Che cosa significa?
Che qualsiasi presentazione dovrebbe avere solo 10 diapositive, durare 20 minuti in totale e avere un carattere di 30 punti.
Non è una regola assoluta ma ci da l’idea di come dovrebbe essere essenziale e chiara la nostra presentazione.
Ah, uno dei “peccati mortali” nell’uso di PowerPoint è riempire troppi dettagli e idee su una diapositiva, il che rende difficile alle persone leggere e ricordare le informazioni.
Lasciare molto “spazio bianco” su una diapositiva aiuta le persone a concentrarsi sui punti chiave.
Sembra evidente che scrivendo tanti contenuti ti troverai a diminuire il carattere ed essere poco efficace.
Mescola il power point
Potrebbe capitare che la presentazione duri tutto il giorno perché e non si tratta di una breve preparazione.
Allora quello che ti sto per dire, vale ancora di più.
Considera la possibilità di “spezzare” il powerpoint per includere un video, una demo del prodotto o una sessione interattiva in cui le persone possono parlare.
Può essere anche il caso di pensare a della musica prima della presentazione o durante le pause per mantenere alto il coinvolgimento.
Senza esagerare con musica dance da corso “yes we can” 🙂
Le persone generalmente hanno tempi di attenzione brevi, quindi è necessario variare.
Nella mia esperienza, il picco massimo di solo power point senza variabili è di 45 minuti circa.
Poi dobbiamo necessariamente variare.
I tempi di cui parlo è nel caso di un pubblico che segue un corso di formazione ed è predisposto a lunghe durate.
Se invece stai proponendo o vendendo un servizio, già 20 minuti sono tanti.
I tempi che ti ho indicato sono solo indicativi e non certezza.
Ci sono tante variabili da considerare ma è solo per darti un’idea.
Userai un telecomando nella presentazione?
Quando la presentazione e lo speaker non sono sincronizzati è un elemento di disturbo.
Disturbo perché interrompe il flusso delle parole e se non siamo pratici a colmare i vuoti, perdiamo di efficacia.
Ad esempio, se usi il telecomando (detto anche gira slide) esercitati a casa perché potrebbe essere un oggetto di disturbo.
Io con i miei clienti faccio sempre questo tipo di esercitazione perché riduce anche l’ansia di parlare in pubblico.
Non essendo pratico sarai impacciato e ogni slide sembrerà la camminata di un elefante sul bordo di un bicchiere.
Interrompe il flusso della presentazione e l’attenzione si sposta su di noi, il computer o il telecomando.
Assicurati, quindi, di essere a tuo agio con i controlli.
Focalizza la tua mentalità per parlare
Quando si parla di concentrazione e potere della mente, molte persone ridono o sono diffidenti.
D’altro canto non hanno tutti i torti.
Ci hanno trapanato i coyotes con informazioni ridicole e frasi motivazionali da quattro soldi.
Numerosi affanGuru che parlano di potere della mente che rasenta il ridicolo.
Il pensiero positivo come soluzione a tutti i mali non è reale!
Questo però non deve farci pensare che la mente non conti nulla quando ci stiamo preparando la presentazione.
Poiché è fondamentale prepararsi anche mentalmente.
Dovremmo assicurarci di essere nelle migliori condizioni possibili prima di parlare in pubblico.
Cerca, per quanto ti sia possibile, di essere concentrato in quel momento che stai parlando.
Se ti porti dietro i pensieri o parli pensando a quello che farai dopo, la tua presentazione non sarà efficace.
Se sei agitato perché hai paura di parlare in pubblico o qualcosa ti fa sentire agitato o distratto, fai una passeggiata.
Io, ad esempio, vado in palestra per una mini corsa oppure faccio un giro dello stabile dove andrò a parlare.
Dipende dal nostro modo di essere e conoscenze, perché potresti fare anche una breve meditazione per schiarirti le idee.
Il tuo unico pensiero dovrebbe essere:
Sono concentrato al 100% nell’offrire valore al pubblico”
Così, avrai messo da parte il tuo ego, calmato la tua mente primordiale e sarai pronto.
Arriva in anticipo o rischi grosso
Ti ho accennato che prima di parlare in pubblico, sono solito fare una passeggiata attorno lo stabile.
Questo perché arrivo sempre prima per dare il tempo di adeguarmi al contesto ed essere “banalmente” in orario.
Non pensare nemmeno di arrivare in ritardo o al pelo.
Mai potrai sapere degli imprevisti tecnici o qualsiasi altra rottura di coyotes.
Inizierai male perché agitato e farai innervosire il pubblico.
Il pubblico perderà rapidamente la pazienza se disperdi tempo prezioso all’inizio della presentazione.
A me è successo una volta che difficile dimentico.
Mi aspettavano per un evento serale a Milano che avevano annunciato da giorni con molta pubblicità.
Non conoscevo la zona e mi sono affidato al navigatore satellitare non aggiornato…
Porca pupazza ladra col passamontagna, mi trovo in una deviazione di percorso e il simpatico traffico milanese.
L’anticipo di un’ora era poco, decido di parcheggiare e andare verso la metropolitana.
Arrivo con 5 minuti di ritardo e sala piena.
Per conquistare la fiducia del pubblico è stato faticoso ed io sono dimagrito di 10 kg.
Mai, ripeto mai arrivare in ritardo.
Soprattutto quando il pubblico è nuovo per te e non ti conosce.
Arriva prima, prendi confidenza e familiarizza con lo spazio.
Se sei quello che vuole fare il vip che arriva all’ultimo minuto, nasconditi nel bagno 🙂 e arriva PRIMA!
Controlla le impostazioni d’aula
Detto in inglese è decisamente più figo: “Fai il setting d’aula”
Io però sono italiano e in buona sostanza significa controllare attrezzatura, sedie, tavoli e lavagne e preparare un inizio che “spacca”.
Perché esiste una partenza efficace e ne parlo spesso anche durante il corso.
Comunque, assicurati che la stanza sia organizzata in modo che tutti i membri del tuo pubblico possano vedere facilmente te e lo schermo.
Se alcune sedie o tavoli devono essere spostati per rendere più facile la partecipazione di tutti, spostali.
Lo facciamo noi oppure chiamiamo i responsabili della sala ma evitiamo di sottovalutare questo aspetto!
Quando le persone si muovono per cercare di vedere o si sentono a disagio nel cercare di guardarti in faccia, avrà un impatto negativo sulla tua presentazione.
Il pubblico non godrà del tuo messaggio e si sentiranno frustrati perché non possono sentire o vedere cosa sta succedendo.
Se ne andranno insoddisfatti, sfancuffiandoci in silenzio.
Finisci in anticipo la presentazione
Rispettiamo il tempo del tuo pubblico perché è fondamentale.
Finisci prima piuttosto che dopo.
Non ho mai sentito nessuno lamentarsi del fatto che uno speaker abbia finito prima, piuttosto succede il contrario:
Che fracassamento di coyotes, avrebbe dovuto finire 15 minuti fa…”
Quando ti prepari e organizzi il tuo power point tieni presente questo aspetto.
Valuta il tuo ritmo durante la presentazione e assicurati di non dedicare troppo tempo a nessun punto.
Abituati a stare sotto i tempi che avrai quando ti alleni.
Il rischio, tra l’altro, che ti troverai a dover dire tutto velocemente quando arrivi alla fine.
Sembrerai Maurizio Costanzo che prova a fare degli scioglilingua mentre salta con la corda.
Finisci prima e con quei minuti recuperati, offri la possibilità al pubblico di porti domande.
No passione, no party
Fai finta di vedere Z la Formica dopo un incontro di pugilato con Mike Tyson.
Hai presente il carisma (se rimane viva)?
Ecco, questo è esattamente quello che succede nella maggior parte di presentazioni in pubblico.
Slide zeppe di contenuti e oratori che non muoiono per questioni di tempo o di ordine pubblico.
Mi vuoi dire come cazzabubbola fanno a seguirci se i primi a non metterci passione siamo noi?
Questo ovviamente non significa imitare Tony Robbins o tutti i formatori americani con frasi motivazionali “ad cassum”.
Significa crederci quel minimo indispensabile nel contenuto che abbiamo creato e convincere chi ci ascolta.
Quando usi abilmente la voce, segui un metodo, le persone si sentiranno più coinvolte e non guarderanno le foto su Instagram dell’amante 🙂
E non significa necessariamente essere un casinista e dire:
Donne è arrivato l’arrotino”
Significa solo dare la giusta energia nella comunicazione in pubblico.
Siamo più attratti da chi parla con entusiasmo e completa convinzione, perché siamo più propensi ad ascoltare.
Attenzione a non confonderlo con il sorriso perenne, posso essere anche cupo ma convinto.
La convinzione è la chiave di tutto che insieme alla curva emotiva del pubblico cattura l’attenzione.
Quindi, non possiamo semplicemente guardare le diapositive e memorizzare i contenuti.
Bisogna allenarsi: stare in piedi, gestire voce e fisicità.
Il livello di presentazione è raggiunto quando diventa anche “memoria muscolare” e non solo contenuti.
Quindi sarà un impulso immediato e naturale impegnare la tua energia in ciò che dici quando parli.
La prova della registrazione
Lo smartphone è il tuo alleato nel capire come fare una presentazione migliore.
Può essere quello tuo o di un amico ma trova il modo di registrarti quando parli in pubblico.
Posiziona il telefono su un buon treppiede o, alla peggio, appoggialo da qualche parte e premi registra.
Guardando la tua presentazione, riuscirai a capire immediatamente le abitudini che distraggono il pubblico.
Potrai scoprire come evitiamo il contatto visivo o abbiamo una postura poco fiduciosa.
Analizza quindi le aree di miglioramento e migliora per la prossima volta.
Parla e preoccupati poco
Infine, sulla base delle diverse presentazioni che ho fatto e tutte le altre che ho seguito per i miei clienti, quando arrivi sul palco pensa a parlare.
Preoccupati poco del risultato della tua presentazione.
Non importa se fallisci o hai successo, se alle persone piace o meno la tua presentazione.
Parla semplicemente perché alla fine, ci sarà poco da fare se non sei riuscito a pronunciare il tuo discorso proprio come lo hai preparato.
Ed evita di fissare le slide come volessi baciarle.
Quando si fa una presentazione, il coinvolgimento del pubblico è fondamentale.
L’attenzione è sul messaggio e non sulla meccanica della presentazione.
Sul palco o durante un webinar, il risultato della presentazione è l’ultima delle tue preoccupazioni.
Parliamo.
Ah, se ti interessa conosce il mio metodo per parlare in pubblico, lo trovi qui:
www.metodo4s.it/corso
Giuseppe Franco
Ultimi post di Giuseppe Franco (vedi tutti)
- 4 Motivi per cui la TIMIDEZZA è una forza? - 11 Aprile 2024
- 8 Errori FATALI di comunicazione? - 4 Aprile 2024
- 3 Pilastri del Public Speaking? - 2 Aprile 2024