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Parlare senza paura durante le riunioni. Sei stanco di tutte quelle volte che ti sei promesso di parlare alle riunioni e non ci sei riuscito? L’ultima volta è stato più frustrante perché hai lasciato parlare qualcun altro al posto tuo? Si? Allora mettiti comodo che ne parliamo insieme.
Parlare senza paura durante le riunioni
Non si tratta di egocentrismo, è un dato di fatto. Farsi notare e mettere in luce le proprie idee durante le riunioni/meeting aziendali, aiuta ad avere più autorità e credibilità. Prima riesci a superare la paura e l’insicurezza, maggiore sarà la tua possibilità di distinguerti e avanzare nella tua carriera.
La regola base è ovvia: avere sempre qualcosa da dire. Ma quello che succede in realtà è diverso. Anche se hai idee interessanti, non ami esporti per paura o pensi: “Tanto non vale la pena…”. Sarà vero? Il punto è un altro. Se eviti di arricchire la conversazione con un tuo parere, il silenzio potrebbe costarti caro nel breve o lungo periodo.
Io non so in quale azienda lavori o collabori. Ma ho avuto modo di notare che molte aziende soffrono di “riunite cronica” in stato avanzato. Nulla a che vedere con una patologia medica, ma è una grande perdita di tempo.
Giuseppe, a che cosa ti riferisci in particolare?
Tralascio le riunioni poco efficaci e mal gestite (non entro nel merito, perché avremmo bisogno di 12 anni…). In ogni caso, mi riferisco alle volte in cui ci si riunisce per sviluppare e arricchire di idee un nuovo progetto. Ma poi, non si fa nessun passo perché il dibattito si consuma tra le solite persone.
Con questo non intendo dire che se avesse parlato qualcuno “nuovo” in più, ci sarebbe stata la svolta epocale :-). Però ci sono tanti casi in cui, una persona abbia delle idee brillanti (come potresti essere tu che stai leggendo), in grado di offrire un aiuto a tutto il lavoro di squadra o perlomeno fornire un punto di vista diverso.
Invece come va a finire? Si ritorna alla routine, cioè: sedere sulla poltrona, polpastrelli che battono i tasti del pc o si riprende il giro dell’oca con l’auto aziendale, qualora fossi un commerciale ( o venditore). Insomma, la solita vita con il rimpianto di non aver parlato.
Giuseppe, non è sempre facile…
Hai ragione, cerchiamo di muoverci un passo alla volta per capire come puoi fare. Intanto, lascia perdere le miriadi di leggende o miti sulla paura di parlare in pubblico che hai ascoltato o letto in giro. Pensiamo ad azioni concrete.
Partiamo dalla sala riunioni che rappresenta, in questo momento, il più grande ostacolo. E non sei solo. Ho conosciuto dirigenti che hanno più timore di parlare in una sala riunioni, rispetto ad una numerosa platea. Anche se può sembrare assurdo, ogni persona ha delle reazioni diverse.
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Parlare senza paura durante le riunioni: le 5 reazioni più temute
Tempo fa, ho chiesto a dei miei clienti di stilare una classifica delle reazioni che si verificano prima o durante la loro presenza nella sala riunioni. Nonostante tutto si sia svolto con divertimento (se mi conosci, sai a cosa mi riferisco ;-)), sono emersi cinque aspetti interessanti:
- Perdita di fiducia in se stessi e molti dubbi sull’argomento da trattare
- Paura di pronunciare qualcosa che possa creare risentimenti nei confronti degli altri
- Improvvisa variazione della temperatura del corpo. Chi provava improvvisamente caldo o freddo (quest’ultimo lo riconosco in prima persona, anche io quando sono particolarmente agitato provo freddo, anche se ci sono 30 gradi)
- Tremolio della voce e mancanza di ossigeno
- Vorrei avere il dono dell’invisibilità e sparire al più presto
Una prima valutazione che è emersa in generale è, senza dubbio la paura del giudizio e quella di lasciarsi influenzare dai comportamenti degli altri. La reazione, in questo caso, dipende dal carattere personale. Ci sono persone che non sopportano l’idea di agire secondo i pensieri altrui e chi invece agisce secondo il volere degli altri, anche a costo di fare male a se stesso (E’ la paura di non essere accettati o accolti perché credono che le proprie idee non abbiano valore).
In un secondo momento ho chiesto, quello che avrebbero voluto accadesse nella prossima riunione (senza limiti, anche le cose più ovvie). Ed ecco cosa è emerso:
- Ho un’idea e vorrei illustrarla ai miei colleghi senza temere il giudizio
- Vorrei creare una presentazione meno pallosa e proporre un modello più leggero ed efficace
- Vorrei sentirmi più coinvolto dal gruppo e dai miei colleghi nelle discussioni
- Parlare e zittire qualche collega prepotente che urla a sproposito senza ascoltare (Se anche tu hai un collega simile, io lo definisco deficiente o cojote… se ti spiace fammelo sapere :-))
- Vorrei che la mia proposta sia efficace ed accolta dal gruppo
- Essere ben accolto e riconosciuto, invece di passare inosservato
Se ti sei ritrovato in qualche maniera, continua a leggere perché ho intenzione di fornirti una serie di suggerimenti pratici affinché tu possa migliorare e superare la paura durante le riunioni.
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Parlare senza paura durante le riunioni: 6 strategie pratiche
Quello che stai per leggere, è sicuramente più focalizzato su alcuni aspetti rispetto ad altri, perché è basato su esperienze dirette di professionisti e manager. Persone che hanno avuto difficoltà ad esporsi durante le riunioni aziendali o durante incontri esterni in cui sono stati chiamati ad impegnarsi a favore di altre cause (Esempio: Club Rotary, Lions Club ecc.).
Ecco i sei passi fondamentali:
- Preparazione
- Scelta dei vestiti
- Anticipa domande e dubbi
- Mantieni lo sguardo e fatti spazio
- Ciak, si parla!
- Alleanze strategiche
1 – Parlare senza paura: preparazione
Che la preparazione sia fondamentale, credo lo abbiano imparato anche i muri che mi stanno vicini (Photo credit: Leeroy). Se tu non lo sapessi ancora: io ritengo che la preparazione sia uno dei pilastri indissolubili per superare la paura di parlare in pubblico. Quindi cura bene il tuo intervento, altrimenti come farai a sentirti sicuro?
Nella fase preparatoria utilizza, per facilitarti il compito, un semplice foglio di carta e disegna al centro un cerchio con il tuo scopo di base e tira delle linee (meglio se curve, perché più facili da memorizzare) con tutte le idee e vantaggi che ti vengono a riguardo. Senza pensare a cosa sia giusto o sbagliato. Evita di bloccare la tua parte creativa.
Quando hai finito, lascia “riposare” una quindicina di minuti. Prenditi una pausa. Al ritorno, metti in ordine idee e i benefici ed estrapola i primi 3 o 4 che ritieni più efficaci. Da questa selezione puoi iniziare a costruire il tuo intervento con una parte iniziale, centrale e finale. E metti in chiaro lo scopo della presentazione, i risultati e il valore che il tuo progetto e idea offre a chi ascolta. Da subito.
2 – Parlare senza paura: scelta dei vestiti
Bada bene al tuo abbigliamento, a come ti vesti (Photo credit: Michal Jarmoluk). In particolar modo se fai parte di una grossa società, in cui molte persone si incontrano in rare occasioni o durante le riunioni. In questi casi, non hai tempo per una seconda buona impressione…
Giuseppe, anche l’abito…dai!
Non lo dire a me, ti capisco. Dovresti vedermi come sono vestito in questo momento mentre ti scrivo :-). Però ci sono alcune circostanze in cui l’abito conta ed è considerato un elemento fondamentale per la tua comunicazione. Nonostante il proverbio “L’abito non fa il monaco” abbia un fondo di verità e con tutto il rispetto per Manzoni che lo ha citato nei Promessi Sposi, i primi secondi di presentazione sono fondamentali. Un essere umano, nei 5 secondi iniziali, valuta una persona dall’aspetto esteriore.
Puoi sempre recuperare, ma perché dovresti renderti la vita difficile? Poi bada bene, niente di eccezionale. L’uomo eviti uno stile eccessivamente sportivo e la donna degli abiti succinti che in altre occasioni potrebbero essere normali.
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3 – Parlare senza paura: anticipa domande e dubbi
Per quanto tu possa credere che il discorso sia perfetto, ci saranno sempre delle parti che necessitano di maggiore chiarezza. Anche in funzione del fatto che ognuno di noi, ha modi diversi di apprendere e di interpretare le informazioni. Non puoi pretendere di essere efficace al 100% quando comunichi, ma puoi raggiungere degli ottimi risultati.
Giuseppe, in che modo?
Dedica almeno cinque minuti (è il minimo sindacale 😉 ) per pensare a quali dubbi potrebbero sorgere alle persone che ti ascolteranno. Stai, ad esempio, parlando di un’automobile veloce che raggiunge i 100 chilometri in pochi secondi. Un dubbio potrebbe essere: quanto benzina consuma? Oppure vuoi esporre una ricerca di mercato sconvolgente. Chi ti ascolta vorrebbe sapere quali sono le riflessioni che ti hanno portato a definirla tale ecc.
Utilizza sempre un foglio di carta o qualche applicazione più evoluta per computer o smartphone (Io uso evernote). Fai come vuoi, è indifferente. L’importante è prepararsi, per quanto possibile, anche alle ipotetiche domande che potrebbero porti quando parlerai e anticiparle con le risposte. Per riprendere uno degli esempi di prima, potrai dire: “Questa macchina è veloce e – aggiungi- consuma per 100 chilometri tot litri”.
Inoltre, potrebbe aiutarti immaginare/visualizzare mentalmente:
- Come ti esporrai durante la riunioni
- Come risponderai alle domande ed ai dubbi
Come? Per iniziare l’esercizio, pensa ad una situazione totale di relax. Potrebbe essere un’immagine di te stesso disteso a bordo di un lago, al mare o in montagna. Un qualsiasi momento piacevole, in modo che il tuo stato d’animo sia più sereno e tranquillo.
E poi, immagina te stesso, mentre si espone alla riunione. Cerca di essere positivo e nello stesso tempo anche realista sulle domande e come reagirai ad eventuali imprevisti.
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4 – Parlare senza paura: mantieni lo sguardo e fatti spazio
Quando osserviamo qualcuno con lo sguardo al pavimento e le spalle curve, siamo propensi a definirlo come persona insicura, riservata o triste. Lo sappiamo tutti ( o quasi) che una buona postura puoi esserci d’aiuto per il nostro aspetto. Eppure, quando siamo impauriti ad affrontare il pubblico, siamo tentati a mantenere lo sguardo basso e le spalle curve.
Per cui, impegnati ad entrare nella sala riunioni a testa alta senza esitazioni, avvia subito un contatto con gli occhi delle persone presenti. Adesso evita però di fraintendermi: deve essere sempre uno “sguardo educato” e non quello di un killer pronto ad esplodere il colpo mortale :-). Un semplice saluto con gli occhi, come a voler indicare e riconoscere i presenti.
Dopo aver valutato velocemente i posti, siediti accanto alla persona per la quale senti una certa affinità o che ti trasmette maggiore sicurezza.
Giuseppe, fosse facile… è una fossa di leoni…
Quale migliore occasione per diventare un domatore esperto? 🙂 A parte gli scherzi, in questo momento non conosco bene il tuo ambiente di lavoro, ma per quanto possa essere pessimo, ci sarà sicuramente qualcuno (il meno peggio…) con cui riesci ad avere maggiore confidenza e supporto.
Non avere timore di richiedere il tuo spazio a tavolo. Ricordi il cojote di prima? 🙂 Ecco, evita di lasciarti occupare lo spazio dagli altri con cento borse, penne sparpagliate o centinaia di fogli. Anche tu hai diritto al tuo spazio e in modo educato richiedilo perché ti farà acquisire maggiore sicurezza e coscienza delle tue azioni. Bene, ti sei seduto. Respira profondamente, poggia bene i piedi sul pavimento, la schiena sulla sedia e rilassa le mani.
5 – Parlare senza paura: ciak, azione!
E’ il tuo turno, è arrivato il momento in cui devi esprimere tutto quello che hai preparato. Aspetta un secondo prima di parlare e fai un bel respiro profondo, invece di partire spedito come un missile. Perché in quei momenti, sei portato a parlare velocemente, con il rischio di “mangiarti” le parole o farti sfuggire qualche concetto importante.
Un secondo potrebbe sembrare un’eternità, ma se impari a gestirlo, hai già dimostrato a te stesso di essere in grado di avere la situazione sotto controllo.
Spiega subito (come abbiamo detto) lo scopo del tuo intervento e l’importanza in meno di 90 secondi. Coinvolgi l’interesse dei presenti, illustrando come i tuoi argomenti potranno essere utili a loro, delineando risultati e benefici. Niente di cosi complesso, se hai analizzato bene l’intervento nella fase preparatoria.
Assicurati di essere chiaro, senza tralasciare nulla a caso, fai toccare con mano quello che stai dicendo. Se le persone non capiscono subito, sono più propense a non ascoltarti, senza pensarci più di tanto. Devi essere tu a rendere i concetti o il messaggio semplice da comprendere in meno di 2 minuti. E poi approfondire.
6 – Parlare senza paura: alleanze strategiche
A fine riunione, impegnati a stringere un accordo con un tuo “alleato”, così potrai continuare la conversazione sul progetto o idea che hai esposto.
Giuseppe, come dovrei fare?
Magari ti sei accorto che durante la discussione, qualcuno ha annuito sinceramente alle tue idee oppure ha partecipato con domande costruttive. Ecco,quello potrebbe essere un buon alleato.
Quindi avvicinati, chiedi un contatto se non lo conosci già e cerca di capire quando potrete condividere delle riflessioni. Evita domande banali e vai subito al sodo. Ogni conversazione, deve essere un’occasione di crescita. Pensa a come puoi avviare la discussione con argomenti validi e di valore. E lui farà lo stesso con te, altrimenti cambia alleato ;-).
Anche se si tratterà di due minuti o riuscirai a discutere più a lungo. E’ sempre un modo per guadagnare un alleato per la prossima volta che entrerai nella sala riunioni e ti permetterà di sentirti supportato e automaticamente più sicuro.
Riepilogando, i sei passi sono:
- Preparazione
- Scelta dei vestiti
- Anticipa domande e dubbi
- Mantieni lo sguardo e fatti spazio
- Ciak, si parla!
- Alleanze strategiche
Metti da parte ogni timore e valuta bene il tuo prossimo intervento nella sala riunioni.
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Giuseppe Franco
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