Come gestire i nostri colleghi in videoconferenza?
La velocità con cui ci siamo adeguati alle piattaforme di videoconferenze durante il Coronavirus non ha altri esempi nella storia.
Chi era abituato ad incontrare i propri clienti o colleghi in sale riunioni, ora si trova ad incontrare le stesse persone online.
Gli incontri classici in spazi aziendali hanno dato spazio alle videoconferenze.
Cosa è cambiato nell’atteggiamento dei nostri colleghi o clienti?
Le persone sono rimaste sostanzialmente uguali ma è bene essere consapevoli dei loro atteggiamenti.
Ho tracciato velocemente quattro tipologie assolutamente da conoscere e ricordare:
- Il trapanacoyotes
Scusa se il termine non è proprio da Oxford ma è per riferirmi a quello che non riesce a smettere di parlare per qualsiasi domanda o argomento. - Il mattatore
Deve sempre essere al centro della situazione anche se non ha nulla di buono da dire. A volte con battute fuori luogo. - Il quasi Messia
Ha una certa difficoltà a dire SI alle idee degli altri perché non sanno quello che fanno :). Hanno idee schifose e tra l’altro non li sopporta. - Il silente
Osserva e ascolta con molta attenzione anche se non sembra. Interviene solo e soltanto quando è necessario o se coinvolto da chi modera la riunione. - Il tecnologico esperto
Quello che devi farti notare che lui usa i software di videoconferenza dai tempi di Churchill e che devi fare ancora molta strada. Questo l’ho aggiunto per puro sfizio ma è assolutamente innocuo rispetto ai primi tre 🙂
Sembrano dei personaggi della commedia dell’arte, in realtà buona parte di noi potrebbe rientrare in queste categorie (ci sono anche io, per dire :)).
Quando siamo noi i moderatori o coordinatori della videoconferenza dovremmo avere bene in mente queste personalità, per essere più attenti nel gestirli.
Soprattutto perché potremmo farci coinvolgere dai problemi di ognuno di loro e sbilanciare il tempo da assegnare ad una persona rispetto ad un’altra.
Invece serve mantenere un sano equilibrio.
Forse di persona potrebbe essere più semplice?
Dipende. In ogni caso serve sicurezza emotiva e calma.
Partiamo da alcune regole di base:
- Disattivare i microfoni dei partecipanti (in alcuni casi anche la webcam).
- Chiedi alle persone di alzare la mano tramite gli appositi pulsati o di scrivere nella chat condivisa che hanno intenzione di intervenire
- Annuncia le regole della riunione, dettando anche i tempi degli interventi (esempio: 1 minuto ciascuno).
- Sentiti autorizzato a mantenere l’obiettivo della riunione e interrompere chi va fuori dal seminato.
Questi sono alcuni spunti per essere più consapevoli.
Tuttavia la videoconferenza andrebbe impostata e preparata correttamente.
Organizzarsi per un ottima introduzione che vada ad arginare e anticipare le possibili difficoltà. Oppure finisci per essere sopraffatto o innervosirti inutilmente.
Giuseppe Franco
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